Ochrana osobních údajů

zpracování osobních údajů klientů a obchodních partnerů společnosti 3M FUND MSI SICAV a.s.

1. ÚVOD

1.1 Při činnostech společnosti 3M FUND MSI SICAV a.s. („Společnost“) spojených s výkonem jejího podnikatelského oprávnění dochází ke zpracování osobních údajů nejrůznějších osob.

1.2 Cílem předkládaného dokumentu je v souladu s nařízením Evropského Parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016, o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů) (dále jen „nařízení“), informovat o tom, jak Společnost zpracovává osobní údaje některých fyzických osob v souvislosti se vztahy mezi Společnost a jejími klienty.

1.3 Informace obsažené v tomto dokumentu se použijí zejména na klienty, fyzické osoby, poskytující Společnosti osobní údaje, a v přiměřeném rozsahu též na klienty potenciální či budoucí (tj. osoby, se kterými doposud nebyl navázán smluvní vztah), jakož i na klienty bývalé. Vedle toho se mohou informace zde obsažené uplatit též na zpracování osobních údajů dalších osob, souvisí-li zpracování jejich osobních údajů se vztahem mezi Společností a klientem. Informace zde uvedené se v přiměřeném rozsahu uplatní též na zástupce klientů.

2. ZÁSADY ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ

2.1 Při zpracování osobních údajů v souvislosti se vztahy mezi Společností a jejími klienty respektujeme a ctíme nejvyšší standardy ochrany osobních údajů, přičemž dodržujeme zejména následující zásady:

(a) osobní údaje zpracováváme korektně, zákonným a transparentním způsobem;

(b) shromažďování osobních údajů probíhá výhradně pro určité, výslovně vyjádřené a legitimní účely a nezpracováváme je dále způsobem, který je s těmito účely neslučitelný;

(d) jsou přijata rozumná opatření, abychom zpracovávali výhradně přesně a aktualizované osobní údaje a aby osobní údaje, které jsou nepřesné, byly bezodkladně vymazány nebo opraveny;

(e) osobní údaje uchováváme po dobu, která je nezbytná pro účely, pro které jsou zpracovávány;

(f) zpracování osobních údajů probíhá pouze způsobem, který zajišťuje náležité zabezpečení osobních údajů, včetně jejich ochrany pomocí vhodných technických nebo organizačních opatření před neoprávněným či protiprávním zpracováním a před náhodnou ztrátou, zničením nebo poškozením.

3. TOTOŽNOST A KONTAKTNÍ ÚDAJE SPRÁVCE

3.1 Správce osobních údajů

Správcem osobních údajů jsme my, společnost 3M FUND MSI SICAV a.s. , se sídlem Sokolovská 694/100a, Karlín, 186 00 Praha 8, IČO: 107 20 855, společnost zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze, spisová značka C 327758.

Jakožto správce určujeme účely a prostředky zpracování osobních údajů, jak je popsáno v tomto dokumentu. V případě jakýchkoliv dotazů ohledně zpracování osobních údajů klientů se na nás můžete obrátit prostřednictvím elektronické pošty info@3mfund.cz.

4. ÚČELY ZPRACOVÁVÁNÍ A PRÁVNÍ ZÁKLAD PRO ZPRACOVÁNÍ

Společnost zpracovává osobní údaje v souvislosti se vztahy mezi Společností a jejími klienty v níže uvedených případech:

4.1 Zpracování osobních údajů fyzických osob v souvislosti se vztahy mezi Společností a jejími klienty je nezbytné pro účely plnění smlouvy s daným klientem, a dále pro zajištění některých činností nezbytných pro fungování Společnosti jako obchodní společnosti.

V těchto případech jsou osobní údaje zpracovávány pro účely plnění smlouvy jako takové, a souvisejících činností tak, aby bylo možné zajistit plnění smlouvy a zároveň omezit rizika, která plynou Společnosti z případného neplnění závazků ze strany klienta. Zpracování osobních údajů ve výše uvedených případech je smluvním požadavkem a neposkytne-li klient potřebné údaje, nebude možné s ním smlouvu uzavřít.

4.2 Zpracování je nezbytné pro účely plnění právních povinností nebo ochrany oprávněných zájmů Společnosti či třetích osob. Společnost může zpracovávat osobní údaje fyzických osob v souvislosti se vztahy mezi Společností a jejími klienty bez souhlasu těchto osob též, pokud oprávněné zájmy Společnosti (či třetí osoby) převažují nad zájmy nebo právy a svobodami těchto osob, včetně práva na ochranu soukromí a osobních údajů. Jedná se o následující činnosti:

(a) vedení účetnictví Společnosti;

(b) hodnocení důvěryhodnosti klienta, vymáhání pohledávek a obhajoba právních nároků Společnosti;

(d) v omezeném rozsahu rovněž marketing.

5. KATEGORIE DOTČENÝCH OSOBNÍCH ÚDAJŮ

5.1 Společnost zpracovává osobní údaje fyzických osob v souvislosti se vztahy mezi Společností a jejími klienty v rozsahu nezbytném pro naplnění výše uvedených účelů. Zpracovávány jsou zejména:

(a) kontaktní a identifikační údaje klientů, případně osob, zastupujících klienta – právnickou osobu nebo skutečných majitelů klienta – právnické osoby, případně zaměstnanců klienta (např. jméno, příjmení, rodné číslo, adresa bydliště, korespondenční adresa, mobilní telefon, e-mailová adresa apod.);

(b) případně další osobní údaje poskytnuté klientem ve smlouvě a při jednání o smlouvě či při poskytování služeb.

6. ZDROJE OSOBNÍCH ÚDAJŮ

6.1 Potřebné osobní údaje získáváme zejména od klientů v rámci jednání o uzavření smlouvy či v průběhu jejího plnění; nebo při osobní a písemné komunikaci s klienty, včetně komunikace e-mailem. Vybrané osobní údaje můžeme získávat též z veřejně dostupných zdrojů, zejména z veřejných rejstříků, zejména z obchodního rejstříku, nebo insolvenčního rejstříku; od spolupracujících osob; z dlužnických registrů, nebo z vlastní činnosti při hodnocení údajů, které nám klienti poskytují v souvislosti s plněním příslušných smluv.

7. ZPŮSOB ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ

7.1 Osobní údaje fyzických osob zpracovávané v souvislosti se vztahy mezi Společností a jejími klienty jsou zpracovávány především zaměstnanci Společnosti, ve vybraných případech též jejími externími spolupracovníky nebo dodavateli na základě smlouvy (zejména osoby zajišťující administrativní podporu a back office, stavební dozor, reklamační technici, marketingová agentura, poskytovatelé IT služeb, poskytovatelé právních služeb, poskytovatelé tiskových, poštovních a kurýrních služeb). Způsob, kterým Společnost zpracovává osobní údaje fyzických osob v souvislosti se vztahy mezi Společností a jejími klienty, zahrnuje manuální i automatizované zpracování v informačních systémech Společnosti nebo jejích dodavatelů.

8. PŘÍJEMCI OSOBNÍCH ÚDAJŮ

8.1 Pro účely plnění svých povinností je Společnost oprávněna nebo přímo povinna (tj. bez souhlasu subjektu údajů) předávat jeho osobní údaje:

(a) orgánům veřejné moci v souvislosti s plněním zákonných povinností (orgány činné v trestním řízení, finanční úřady apod.);

(b) dodavatelům Společnosti, kteří potřebují mít k těmto osobním údajům přístup v souvislosti s plněním svých smluvních závazků vůči Společnosti;

8.2 Osobní údaje fyzických osob zpracovávané v souvislosti se vztahy mezi Společností a jejími klienty jsou zpracovávány výhradně na území České republiky.

9. DOBA ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ

9.1 Společnost zpracovává osobní údaje fyzických osob v souvislosti se vztahy mezi Společností a jejími klienty pouze po nezbytnou dobu odpovídající účelu zpracování, přičemž průběžně posuzuje, jestli nadále trvá potřeba zpracovávat určité osobní údaje potřebné pro určitý účel. Pokud zjistí, že již nejsou potřebné pro žádný z účelů, pro které byly zpracovávány, odstraní je.

9.2 V této souvislosti obecně platí, že pro účely plnění smlouvy s klienty jsou osobní údaje zpracovávány po dobu trvání smlouvy mezi klientem a Společností a dále archivovány po dobu deseti (10) let, pokud právní předpisy nestanoví dobu delší. V některých případech mohou být i po uplynutí těchto dob osobní údaje dále zpracovávány, a to až do doby, kdy existuje reálně riziko potřeby případného vymáhání pohledávek z daných smluv, kdy takové zpracování obvykle souvisí s ochranou oprávněných zájmů Společnost či třetích osob.

10. DALŠÍ ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ POTENCIÁLNÍCH KLIENTŮ

10.1 Při prvním kontaktu s potenciálním klientem jsou pro účely vyřízení jeho požadavku zpracovávány jeho osobní údaje v rozsahu jméno, příjmení, telefonní číslo, e-mailová adresa. Tyto údaje jsou shromážděny pracovníkem zákaznické linky nebo prostřednictvím webového formuláře a předány pověřenému pracovníkovi obchodního oddělení.

10.2 Každý potenciální klient, který se dotáže Společnosti na nabízené produkty a služby, je požádán o udělení souhlasu se zpracováním základních kontaktních údajů (jméno, příjmení, telefonní číslo, e-mailová adresa) pro účely marketingových sdělení na dobu tří (3) let. Udělení tohoto souhlasu je dobrovolné. Pokud potenciální klient souhlas neudělí, budou jeho osobní údaje po vyřízení dotazu vymazány, pokud s ním nebude dále jednáno o uzavření smlouvy.

10.3 Na základě souhlasu potenciálního klienta se zpracováním osobních údajů mohou přijímat jeho osobní údaje i další příjemci za účelem možnosti kontaktovat potenciální klienty s obchodními nabídkami týkající se jejich činnosti, kteří:

a) působí ve skupině Společnosti

b) jsou obchodním partnerem Společnosti, přičemž osobní údaje přijímají za účelem předložení nabídky investice do dluhopisů emitovaných Společností:

- CODYA investiční společnost, a.s., se sídlem Poňava 135/50, 664 31 Lelekovice, IČO: 06876897, zapsaná v obchodním rejstříku vedeným Krajským soudem v Brně, oddíl B, vložka 7923.

10.4 Osobní údaje potenciálních klientů, se kterými bylo jednáno o uzavření smlouvy, ale k uzavření smlouvy nedošlo, jsou ze strany Společnosti dále zpracovávány v rozsahu (jméno, příjmení, telefonní číslo, e-mailová adresa, důvod ukončení jednání o uzavření smlouvy) na základě oprávněného zájmu Společnosti na udržení kontaktu s těmito osobami a zachování možnosti informovat tyto osoby o případných relevantních nabídkách v budoucnu.

11. PRÁVA SOUVISEJÍCÍ SE ZPRACOVÁNÍM OSOBNÍCH ÚDAJŮ

V souvislosti se zpracováním osobních údajů ze strany Společnosti mají fyzické osoby (subjekty údajů) zejména následující práva:

(a) Právo na přístup k osobním údajům. Subjekt údajů má právo získat od Společnosti potvrzení, zda osobní údaje, které se ho týkají, jsou či nejsou zpracovávány, a pokud je tomu tak, má právo získat přístup k těmto osobním údajům a k dalším stanoveným informacím. Společnost v takovém případě poskytne subjektu údajů také kopii zpracovávaných osobních údajů. Kopie osobních údajů bude danému subjektu údajů poskytnuta bezplatně nevýše jedenkrát za kalendářní rok. Za další kopie bude Společnost účtovat subjektu údajů poplatek na základě věcných nákladů na pořízení kopie.

(b) Právo na opravu. Subjekt údajů má dále právo na to, aby Společnost bez zbytečného odkladu opravila nepřesné osobní údaje, které se ho týkají. S přihlédnutím k účelům zpracování má subjekt údajů právo na doplnění neúplných osobních údajů, a to i poskytnutím dodatečného prohlášení.

(c) Právo na výmaz („právo být zapomenut“). Subjekt údajů má právo na to, aby Společnost bez zbytečného odkladu vymazala osobní údaje, které se daného subjektu týkají, a Společnost má povinnost osobní údaje bez zbytečného odkladu vymazat, pokud je dán některý z důvodů stanovených nařízením a Společnost není z jiného důvodu oprávněna si osobní údaje ponechat.

(d) Právo na omezení zpracování. Subjekt údajů má právo na to, aby Společnost omezila zpracování jeho osobních údajů, zejména pokud subjekt údajů popírá přesnost osobních údajů, pokud subjekt údajů vznesl námitku proti zpracování a v dalších případech stanovených nařízením.

(e) Právo na přenositelnost údajů. Za podmínek stanovených právními předpisy může mít subjekt údajů též právo na přenositelnost údajů.

12. PRÁVO ODVOLAT SOUHLAS A PRÁVO VZNÉST NÁMITKU

Aniž jsou jakkoliv dotčena práva dle předchozího článku 11, upozorňuje Společnost dále zvláště na následující práva:

(a) Právo odvolat souhlas. Má-li být zpracování osobních údajů klienta založeno na souhlasu, není klient povinen udělit svůj souhlas se zpracováním a udělí-li jej, je zároveň oprávněn tento svůj souhlas kdykoli odvolat. V případě, že si klient přeje odvolat svůj souhlas se zpracováním osobních údajů, může se obrátit na Společnost prostřednictvím kontaktní osoby uvedené v článku 3 tohoto Informačního memoranda. Odvoláním souhlasu není dotčeno zpracování osobních údajů klienta pro účely, pro které není vyžadován klientův souhlas.

(b) Právo vznést námitku. V situacích, kdy dochází ke zpracování osobních údajů pro účely ochrany oprávněných zájmů Společnosti či třetích osob, je subjekt údajů oprávněn vznést proti takovému zpracování námitku. V takovém případě musí Společnost za podmínek stanovených nařízením prokázat závažné oprávněné důvody takového zpracování, jinak zpracování osobních údajů ukončí. Pokud jsou osobní údaje klienta zpracovávány pro účely přímého marketingu, má klient právo vznést kdykoliv námitku proti zpracování svých osobních údajů pro tento marketing, na základě čehož dojde k bezodkladnému ukončení zpracování osobních údajů ze strany Společnosti pro tyto účely.

13. PRÁVO PODAT STÍŽNOST

Pokud se subjekt údajů domnívá, že při zpracování jeho osobních údajů ze strany Společnosti dochází k porušení právních předpisů, zejména nařízení, může se obrátit se svou stížností na Úřad pro ochranu osobních údajů, adresa: Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, tel.: +420 234 665 111, web: https://www.uoou.cz/.

14. ZÁVĚREČNÁ USTANOVENÍ

Toto Informační memorandum je platné a účinné ke dni 10. 2. 2020, kdy Společnost vznikla zápisem do obchodního rejstříku, přičemž aktuální znění je uveřejněno na webových stránkách https://www.3mfund.cz/cz/gdpr a současně je dostupné v sídle Společnosti.

3M FUND MSI SICAV